Obbligo di Domicilio Digitale per gli Amministratori di Società

Introduzione

A partire dal 1° gennaio 2025, la legge di bilancio ha ampliato gli obblighi in materia di domicilio digitale anche agli amministratori di società. L’obiettivo è garantire un canale di comunicazione certo e tracciabile con le Autorità e con il Registro delle imprese. Le indicazioni operative, sebbene in parte ancora in attesa di chiarimenti da parte del Ministero competente, forniscono alcune linee guida per adempiere correttamente al nuovo obbligo.

1. Quadro Normativo

L’art. 1, comma 860, della L. 207/2024 (legge di bilancio 2025) ha modificato l’art. 5, comma 1, del DL 179/2012, estendendo l’obbligo di comunicare il domicilio digitale al Registro delle imprese anche agli amministratori delle imprese costituite in forma societaria.

• Definizione di domicilio digitale: si fa riferimento alla PEC, ovvero al domicilio digitale di cui all’art. 1, comma 1, lett. n-ter), del DLgs. 82/2005.

2. Società di Nuova Costituzione

Per le società costituite dal 1° gennaio 2025, molti uffici del Registro delle imprese hanno precisato che:

• La PEC degli amministratori può coincidere con il domicilio digitale della società.

• L’indicazione della PEC deve essere effettuata nel Modello Intercalare P per ciascun amministratore, nel riquadro dedicato ai dati di domicilio.

• In assenza di questa informazione, la pratica viene sospesa in attesa di regolarizzazione. In caso di mancata integrazione, può seguire un provvedimento di rifiuto.

In alcuni territori, inizialmente si sosteneva che la PEC degli amministratori dovesse essere diversa da quella della società. Tuttavia, la possibilità di eleggere il domicilio digitale presso la PEC della società risulta oggi la linea guida più diffusa, semplificando notevolmente l’adempimento.

3. Società Costituite Prima del 1° Gennaio 2025

Per le società costituite prima del 1° gennaio 2025, diversi uffici del Registro delle imprese dichiarano di attendere ulteriori indicazioni da parte delle Autorità centrali. Attualmente, ricevono le comunicazioni relative al domicilio digitale degli amministratori nel caso di:

• Rinnovo o modifica delle cariche amministrative.

• Variazione del domicilio degli amministratori.

Tuttavia, se questa informazione non è presente, la pratica non viene necessariamente sospesa. Si prevede, comunque, che possano arrivare istruzioni precise, analogamente a quanto avvenuto in passato per altri obblighi di domicilio digitale.

4. Elezione del Domicilio Digitale e Possibili Scenari

• Elezione presso la PEC della società: Se un amministratore non possiede un proprio domicilio digitale, può utilizzare quello della società.

• Domicilio digitale personale: Nulla vieta che l’amministratore, già obbligato a dotarsi di PEC per altri motivi (ad esempio, come libero professionista), utilizzi la propria PEC individuale.

• Pluralità di incarichi: Nel caso di un soggetto che ricopra più incarichi amministrativi in diverse società, è possibile indicare, per ciascun incarico, la PEC della relativa società.

5. Conclusione

La recente estensione dell’obbligo di domicilio digitale agli amministratori di società rappresenta un passo avanti nella digitalizzazione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Nonostante i chiarimenti attesi dalle Autorità possano fornire ulteriori dettagli, è consigliabile adottare da subito le linee operative fornite dai singoli uffici del Registro delle imprese, in modo da evitare sospensioni e ritardi nelle pratiche di iscrizione o modifica delle cariche.

FAQ (Domande Frequenti)

1. Cosa cambia dal 1° gennaio 2025 per gli amministratori di società? Tutti gli amministratori devono comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle imprese, anche se coincidente con la PEC della società.

2. È possibile utilizzare la PEC aziendale come domicilio digitale dell’amministratore? Sì, molti uffici del Registro delle imprese accettano la PEC della società come domicilio digitale dell’amministratore, purché inserita correttamente nei moduli di iscrizione.

3. Cosa succede se non si comunica la PEC dell’amministratore in fase di iscrizione? La pratica di iscrizione viene sospesa in attesa di regolarizzazione. In caso di inadempienza, potrebbe essere emesso un provvedimento di rifiuto.

4. Devo comunicare la PEC dell’amministratore anche se la società è stata costituita prima del 1° gennaio 2025? Al momento, per le società già esistenti, si attendono istruzioni più dettagliate. Tuttavia, gli uffici del Registro delle imprese accolgono eventuali comunicazioni volontarie.

5. Un amministratore con più incarichi in diverse società come deve comportarsi? Può indicare, per ogni incarico, la PEC della rispettiva società oppure una propria PEC individuale.

Studio Romano e Associati | Commercialista Brescia

Federico Romano