Spese di trasferta e di rappresentanza non tracciate: criticità dichiarative nei modelli REDDITI e IRAP 2026

a cura di Federico Romano

Introduzione

Le novità introdotte in materia di tracciabilità dei pagamenti rilevano, in via generale, per la prima volta nei modelli REDDITI 2026. Tuttavia, le istruzioni di compilazione non disciplinano in modo espresso le modalità di indicazione delle variazioni in aumento derivanti dall’indeducibilità delle spese di trasferta e di rappresentanza sostenute con mezzi non tracciabili, quali, ad esempio, i pagamenti in contanti.

Ne deriva un problema operativo, soprattutto per i soggetti che determinano il reddito d’impresa in contabilità ordinaria, chiamati a gestire correttamente in dichiarazione costi imputati a Conto economico ma fiscalmente non deducibili per effetto dell’inosservanza degli obblighi di tracciabilità.

1. Spese di trasferta dei dipendenti e obbligo di tracciabilità

Ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa, l’art. 95, comma 3-bis, del TUIR subordina la deduzione di specifiche spese di trasferta al loro pagamento mediante strumenti tracciabili.

Rientrano in tale previsione:

• le spese di vitto e alloggio;

• le spese di viaggio e trasporto effettuate tramite autoservizi pubblici non di linea, quali taxi e noleggio con conducente;

• i rimborsi analitici delle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti.

Pertanto, qualora tali costi siano sostenuti in contanti o, comunque, con strumenti di pagamento non tracciabili, gli stessi devono considerarsi indeducibili. Se imputati a Conto economico, occorre procedere con una corrispondente variazione in aumento in dichiarazione.

2. Modello REDDITI 2026: assenza di un’indicazione espressa per le spese di trasferta non tracciate

Nonostante la rilevanza della novità, le istruzioni al modello REDDITI 2026 non individuano uno specifico rigo o codice dedicato all’indeducibilità derivante dalla mancata tracciabilità delle spese di trasferta.

Con riferimento alle trasferte dei dipendenti, le istruzioni prevedono infatti, tra le variazioni in aumento del quadro RF, il solo caso delle spese di vitto e alloggio eccedenti i limiti quantitativi di deducibilità previsti dall’art. 95, comma 3, del TUIR. In particolare, nel rigo RF31 con codice 3 deve essere indicata la quota eccedente:

• euro 180,76 giornalieri per le trasferte effettuate in Italia;

• euro 258,23 giornalieri per le trasferte effettuate all’estero.

Per le imprese individuali e per le società di persone commerciali in contabilità semplificata, l’importo deducibile ai sensi dell’art. 95, comma 3, del TUIR viene invece riportato nel rigo RG16.

In assenza di istruzioni specifiche per l’ipotesi di pagamento non tracciato, sul piano operativo si possono prospettare due possibili soluzioni per i soggetti in contabilità ordinaria:

• utilizzare il rigo RF31 con codice 3, pur in assenza di un richiamo espresso nelle istruzioni;

• utilizzare il codice residuale 99, quale soluzione prudenziale in mancanza di una codifica dedicata.

3. Spese di rappresentanza e trattamento nei modelli REDDITI 2026

Per le spese di rappresentanza, anch’esse deducibili solo se sostenute con mezzi tracciabili ai sensi dell’art. 108, comma 2, del TUIR, il problema dichiarativo appare più gestibile, pur in assenza di un’esplicita integrazione delle istruzioni.

Per i soggetti in contabilità ordinaria, il meccanismo resta sostanzialmente quello già adottato negli esercizi precedenti:

• nel rigo RF23 va indicato l’intero importo imputato a Conto economico, comprensivo anche delle spese eventualmente pagate in contanti;

• nel rigo RF43 va indicato il solo ammontare fiscalmente deducibile ai sensi dell’art. 108, comma 2, secondo periodo, del TUIR.

In tal modo restano indeducibili:

• le spese eccedenti il plafond di deducibilità;

• le spese sostenute con mezzi non tracciabili, anche se le istruzioni non richiamano espressamente tale ultima ipotesi.

Per le imprese individuali e le società di persone commerciali in contabilità semplificata, l’importo deducibile va riportato nel rigo RG22 con codice 8.

4. Modello IRAP 2026: ulteriore lacuna dichiarativa

Anche nel modello IRAP 2026 non risultano previsti righi o codici specifici per l’indicazione delle spese di trasferta o delle spese di rappresentanza indeducibili a causa del mancato utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili.

Se tale lacuna non verrà colmata con successivi aggiornamenti normativi o interpretativi, le società di capitali e le società di persone che determinano la base imponibile IRAP secondo il criterio di bilancio dovranno gestire la quota indeducibile mediante una variazione in aumento nel rigo dedicato alle “Altre variazioni in aumento”, utilizzando il codice 99. In particolare:

• rigo IC51 per le società di capitali;

• rigo IP37 per le società di persone.

5. Società di persone in regime naturale ai fini IRAP

Per le società di persone in regime naturale, il trattamento IRAP segue regole differenti.

In tale ambito risultano:

• indeducibili gli omaggi e gli articoli promozionali, in quanto riconducibili, secondo la classificazione per natura dei costi, agli oneri diversi di gestione, voce non espressamente compresa tra quelle deducibili;

• deducibili le spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio sostenute per finalità di rappresentanza, nonché le altre spese di rappresentanza collegate all’acquisizione di un servizio.

Tali costi devono essere indicati nel rigo IP6 del modello IRAP, senza tenere conto dell’eventuale indeducibilità derivante:

• dal superamento dei limiti previsti dall’art. 108, comma 2, del TUIR;

• dal pagamento in contanti in presenza di obbligo di tracciabilità.

Conclusioni

L’introduzione degli obblighi di tracciabilità per la deducibilità di alcune spese di trasferta e di rappresentanza produce effetti concreti già in sede di compilazione dei modelli REDDITI e IRAP 2026. Tuttavia, le relative istruzioni non forniscono ancora indicazioni puntuali sui righi o codici da utilizzare per gestire la quota di costi indeducibile per mancata tracciabilità.

Per le spese di trasferta, permane quindi un margine di incertezza applicativa, con possibile utilizzo, in via prudenziale, dei righi già esistenti oppure del codice residuale 99. Per le spese di rappresentanza, invece, il sistema dichiarativo appare più agevolmente adattabile, pur senza un’espressa previsione normativa di dettaglio.

In assenza di chiarimenti ufficiali o aggiornamenti delle istruzioni, appare opportuno adottare un criterio dichiarativo coerente, documentato e prudenziale, così da garantire la corretta emersione dei componenti negativi fiscalmente indeducibili.

Tabella riassuntiva

Ambito	Regola sostanziale	Modello/Rigo	Criticità operativa	Soluzione operativa prospettabile
Spese di trasferta dipendenti pagate con mezzi non tracciabili	Indeducibili ai fini del reddito d’impresa se rientrano nell’art. 95, comma 3-bis, TUIR	REDDITI SC/SP/PF in contabilità ordinaria – quadro RF	Le istruzioni non indicano un rigo/codice specifico per la variazione in aumento	Possibile utilizzo di RF31 codice 3 oppure codice residuale 99
Spese di vitto e alloggio eccedenti i limiti giornalieri	Deducibili solo entro euro 180,76 in Italia ed euro 258,23 all’estero	RF31 codice 3	Nessuna criticità sul rigo, ma il codice è previsto per i limiti quantitativi, non per la mancata tracciabilità	Utilizzo ordinario del rigo per l’eccedenza
Imprese in contabilità semplificata – spese di trasferta	Va indicato l’importo deducibile ex art. 95, comma 3, TUIR	RG16	Non è disciplinata espressamente l’ipotesi del pagamento non tracciato	Necessaria valutazione prudenziale in assenza di istruzioni
Spese di rappresentanza in contabilità ordinaria	Deducibili solo entro i limiti e solo se tracciate	RF23 in aumento e RF43 in diminuzione	Le istruzioni non richiamano espressamente la non tracciabilità	Indicare a RF23 il costo civilistico e a RF43 il solo importo fiscalmente deducibile
Spese di rappresentanza in contabilità semplificata	Va indicato il solo importo deducibile	RG22 codice 8	Nessuna codifica specifica sulla non tracciabilità	Esporre il solo importo deducibile
IRAP – soggetti che seguono il bilancio	La quota indeducibile va recuperata a tassazione	IC51 o IP37, codice 99	Mancano righi/codici specifici dedicati	Utilizzo delle “Altre variazioni in aumento” con codice 99
IRAP – società di persone in regime naturale	Omaggi e articoli promozionali indeducibili; spese di rappresentanza di servizio deducibili	IP6	La deducibilità prescinde, in questa impostazione, dai limiti TUIR e dalla non tracciabilità	Indicazione nel rigo IP6 secondo la natura del costo

FAQ

1. Le spese di trasferta dei dipendenti pagate in contanti sono sempre indeducibili?

Sono indeducibili, ai fini del reddito d’impresa, quando rientrano tra quelle per cui l’art. 95, comma 3-bis, del TUIR richiede il pagamento con strumenti tracciabili, come vitto, alloggio, taxi, noleggio con conducente e relativi rimborsi analitici.

2. Le istruzioni ai modelli REDDITI 2026 indicano un rigo specifico per queste spese non tracciate?

No. Le istruzioni non individuano un rigo o un codice espressamente dedicato alla variazione in aumento da effettuare per l’indeducibilità derivante dal mancato rispetto dell’obbligo di tracciabilità.

3. Come possono comportarsi, in pratica, i soggetti in contabilità ordinaria?

In via operativa, si può ipotizzare l’utilizzo del rigo RF31 con codice 3 oppure, in alternativa, del codice residuale 99, fermo restando che le istruzioni non contengono un’indicazione espressa sul punto.

4. Per le spese di rappresentanza il problema è lo stesso?

Il problema è meno marcato, perché il meccanismo dichiarativo consente comunque di indicare integralmente il costo a RF23 e riportare a RF43 solo la quota fiscalmente deducibile, lasciando così indeducibili sia gli importi oltre plafond sia quelli pagati con mezzi non tracciabili.

5. Nel modello IRAP 2026 esiste una codifica specifica per la quota indeducibile?

No. Anche nel modello IRAP 2026 non risultano previsti righi o codici specifici; per i soggetti che applicano il criterio di bilancio, la soluzione operativa prospettabile è l’utilizzo del rigo delle altre variazioni in aumento con codice 99.

Studio Romano e Associati

Commercialista Brescia